2014年12月
文/陸倩婷
◎自我評估
如果你是一間公司的主管,那不妨先回答以下的問卷,看自己是否一個稱職的上司。(以下每一題,請以「經常、很多時、不肯定、有時、完全沒有」來評估)
1)你和下屬能有效地溝通,懂得回應他們提出的問題。
2)你懂得如何解決下屬之間的矛盾或衝突,並能有效地處理。
3)你懂得管理及對下屬作正面的推動,並提出改善工作表現的意見。
4)你懂得珍惜下屬的貢獻,不偏袒。
5)你有應變的能力。
6)你懂得處理下屬的危機(如憂鬱、親人突然去世、因工受傷等)。
7)你能有效地主持會議(包括時間的掌控、有系統等)。
8)你能給下屬清楚的指示,並有系統、有組織地提供資源給員工。
9)你能適當地分配工作,並能體恤下屬,不讓他們的職務負荷過重。
10)你能果斷地解決與下屬的問題,並能有效妥善地處理。
◎怎樣才算是好上司
好上司可以帶領、關顧下屬,並能提出方向,讓團隊能群 策群力,互相配合。好上司不過度行使權力,而是在平易謙 厚中顯出領袖的風範,與下屬建立信任,令下屬折服,並能在和平、和諧的工作氛圍下工作。當下屬表達意見時,能抱持開放、誠實的態度,與下屬討論及交涉。概括來說,好的上司是一個好教練(Coach),好領袖(Leader),也是一個好老師(Teacher)。
◎如何做一個好上司
‧ 推動員工發展潛力,達到目標:當下屬工作表現優秀,別吝嗇對下屬的讚揚。有些公司,更會頒贈獎牌予服務多年的員工,一句讚賞的話語,或一些小禮物,令下屬的努力被肯定,同時也能激勵團隊的士氣。
‧ 設訂明確目標:有策略性及清楚地訂立目標(長期和短期),容讓下屬有空間達標,接受他們不一定跟隨固有的方式。例如在服務行業的銷售員,上司可以設訂要達到營業額,讓下屬能朝著目標努力,並作定期評估跟進,提出可改進的地方。
‧ 關心下屬,有責任感:特別有新員工加入,好的上司會幫助新員工適應,為下屬提供足夠的資源及培訓,留意他們的優點和弱點,在分配工作時,能發揮員工的所長,也就是知人善任(Put your ace in your place)。
‧ 與下屬有良好的溝通:開放地聆聽下屬的聲音,態度要真誠,即使下屬犯錯,也別不留情面地指責。在處理下屬間的矛盾及衝突時,更需有智慧,別假裝關心,要針對問題作出行動,解決員工之間因工作或性格上的分歧。有廣闊的胸襟:別記恨、別邀功、別預設「自己永遠是最好」而否定下屬的建議。下屬提出好的方案,也不要獨攬功勞,要承擔責任,才能讓下屬折服。有些上司缺乏安全感,怕下屬表現太優秀而特意壓制下屬的才幹,這樣的上司,只會白白流失人才。
‧ 懂得處理下屬的個人危機:如親人過世、或患病、或個人的家庭問題,好的上司需有一顆同理心,體恤下屬,作適時的幫助,特殊情況下允許員工在家工作,下屬感受到上司的關懷、理解和支持,而不是只關心其工作表現或生產力,自會更努力工作。
‧ 尊重下屬的私隱:下屬願意透露其個人的問題,代表他對你的信任,所以緊記不可做「播音筒」,也要尊重下屬願意分享多少,不用過於急進,可以主動提出幫助,但要留意別過火,要適可而止,免生誤會。
‧ 要公平公正,別偏私:好的上司會平等地對待各員工,不會厚此薄彼,公平地分派工作。例如給予甲員工培訓,而乙員工卻被冷待,這樣容易令下屬間有嫌隙,甲員工更可能受排斥,造成團 隊分裂。
◎如何處理下屬衝突
下屬假若因工作或個人原因而與同事不和,作為上司,別「視而不見」,需有智慧和公正地處理。
安排雙方會面,聽取雙方的陳述,從中調停,不可偏私。看雙方是否願意解決及致力達到和諧,在一兩個星期後,再跟進。
如果雙方未能達到共識,衝突持續的話,上司也許需要把二人工作重新安排,並把座位分開(但不可孤立其中一方), 若情況嚴重,則須把事件呈交人事管理部門接手。
如果因為員工之間的個人衝突,例如某方認為對方的言論具針對性,或說話態度欠佳而引致衝突,上司需要介入調停, 作深入調查和觀察。務求在和平氣氛下解決矛盾。
◎給上司的自我反思
無論你是新進的上司,或是資深的管理層,如果你發現工作團隊的士氣散漫、員工之間的人際關係不和諧、生產力停滯不前,也許你需要檢討,看自己是否能領導團隊前進的好上司,是否能令人折服!其實好的上司,卓越的才能不是首要,而是能以心為心,善待員工,下屬自會願意不計較地付出,勞資雙方都獲益!