閒情小品: 電子郵件

吳泳恆

「居家令」雖稍放緩,但在仍顯嚴峻的疫情下,不少人依然選擇留在家中工作。與往年相比,今年的畢業生很特別,不但在家裡完成畢業典禮,更可能是從臥房開始他們的職場生涯。工作上的溝通,除了使用會議應用軟件如Zoom、Webex以外,更多都通過電子郵件進行。不過,職場上使用電郵,與在手機社交平台聊天大不相同。年輕人開始正式的工作,需要避免把學生時代的一些做法帶進職場。

首先是電郵地址的問題。雖然在申請工作時,我們都會使用自己的電子郵箱,如Gmail、Yahoo等;但到入職時,一般都獲分配公司或機構的電郵地址。此後,在處理公務、與同事或上司的溝通和報告,都應該使用公司的電子郵箱,而不是使用私人郵箱。一方面,公司分配的電郵地址顯得較為正式,例如John.Ho@company123.com,會比JohnHo2020@gmail.com予人較為專業的印象。另一方面,不用私人郵箱處理公務,可避免瓜田李下之嫌。多年前,希拉里克林頓的電郵門事件,就是典型的反面範例。

另外,員工也不應該使用公司郵箱處理私人事情。一般而言,稍具規模的公司,都會在郵箱伺服器上對進出郵件留有備份,以策安全。因此,公司郵箱裡的個人郵件,會隨時被其他人檢視的可能。即使未導致任何實質損失,也容易引起諸多不便。同時,現代社會換工轉職常會發生,把個人生活的部分記錄,混合在曾服務公司的數據資料存檔中,絕對不是好事情。

在與同事進行電郵溝通時,也有些需要注意的地方。譬如,由於同事的年齡、文化及背景與自己可能有差異,除非很確定收信人能讀懂,否則不要使用年輕人才懂的「潮語」,或者只在個別群體中使用的縮略語。手機社交平台常用的表情包,雖然有時很能表達發信者的心情,但在公司電郵中仍是最好少用,以免惹來不同性格或較保守的同事不必要的誤會。

有人習慣在寄出電郵前,先把寫好的短信,仔細檢查內容及確認收信人以後才寄出。當然,每個人的工作性質和環境不盡相同,但道理卻是一樣,就是電子郵件要三思而後寄。在回覆電郵時,除非能肯定每個收信電郵地址所代表的收信人是誰,自己所寫的內容又確實要讓這些人知道,否則儘量不用「回覆全體(Reply All)」。因為很有可能在不經意間,把一些敏感的資訊寄給不相干的人,甚至外部人員。

說起來好像事情又多又瑣碎,但基本原則只有一個,就是在職場裡應要注意尊重別人,也尊重自己,凡事按著規矩而行。耶穌時代雖然沒有電子郵件,但正如使徒保羅寫信給在希臘的哥林多教會,談論有關聚會時講道和說方言的事情,他強調凡事都要規規矩矩地按著次序行;因為上帝讓人和睦安靜,而不會叫人混亂,使各人都能夠被建造、得益處。在21世紀這個大數據時代,我們每天都收發不少電郵;相信大部分都能建立自己,也叫別人得益處。然而,如果隨隨便便、掉以輕心,就不但在拆毁自己,更會惹來混亂。